LA CLAVE DE LA AUTOMATIZACIÓN EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Columna Por:

Mauricio Zapata

Director Ejecutivo TOTVS Medellín-Colombia

Hoy en día es difícil concebir una empresa sin el apoyo de tecnologías, ya sean sistemas transaccionales tipo ERP o sistemas de productividad tipo ECM/BPM. Iniciar por preguntarse el por qué implementar sistemas de automatización dentro de la empresa, es un punto fundamental para encaminarse al crecimiento y el éxito.

La dinámica en una economía global como la actual exige que las empresas tengan información para atender la demanda del mercado tanto en oportunidad como en calidad, y esto solo puede lograrse si se tienen las herramientas adecuadas.

Las empresas que no automatizan y/o no cuentan con el apoyo de sistemas de información tienden a estancarse y en muchos casos a desaparecer, al no estar  preparadas para competir en igualdad de condiciones.

Contar con soluciones de automatización dentro de los procesos administrativos de una empresa genera grandes beneficios. Cuando se automatizan procesos se pueden contabilizar los tiempos de cada etapa, identificar dónde se generan “cuellos de botella” y tomar correctivos; se puede saber y monitorear cuáles actividades fueron terminadas o no en los plazos y tiempos esperados, se elimina el uso de papeles y se reduce la dependencia de personas. Adicional a esto, el  originador de la solicitud del servicio puede saber en todo momento dónde está su proceso y el dueño del proceso o principal responsable, puede monitorear cada etapa; en general se puede administrar y tener control del proceso de principio a fin.

Un proceso manual normalmente requiere del seguimiento y acompañamiento de una o varias personas para asegurar y controlar que se atienda en los tiempos y con la calidad adecuada; cuando no se cuenta con este control o seguimiento, se depende de cada persona que participa del proceso.

Los resultados de la implementación de una solución de automatización de procesos en cualquier área de la organización pueden medirse en primera instancia por la reducción de tiempos y de costos, en segunda por el aumento de productividad del área impactada y en tercera instancia en beneficios en calidad, oportunidad, seguridad, eficiencia, transparencia y mejor servicio.

La falta de automatización en las organizaciones genera reprocesos, atrasos, falta de trazabilidad  y dependencia de personas; todo ello conlleva, a mayores costos y a baja productividad.